Activer le module Télépointage
Cliquez sur Paramètres & Services > Modules > Télépointage.
Pour activer le module, cochez la case Actif puis cliquez sur Enregistrer :
Paramétrer le module Télépointage
L'écran de paramétrage est accessible via le menu Paramètres & Services > Modules > Télépointage.
Arrondi (minute) : arrondit les horaires de début, de fin et la durée planifiée arrondie à 5, 10, 15 ou 20 minutes près.
Mode d'arrondi : indiquez quelle méthode d'arrondi appliquer. 3 choix sont disponibles :
- Par défaut : arrondi toujours à l'inférieur. Ex. : 9h54 -> 9h50.
- Arithmétique : arrondi au plus proche. Ex. : 9h54 -> 9h50 / 9h56 -> 10h.
- Par excès : arrondi toujours au supérieur. Ex. : 9h54 -> 10h.
Intervalle sur lequel afficher les interventions (+/- x heures) : lors du pointage, affiche toutes les prestations comprises dans cet intervalle. Par exemple, si vous sélectionnez 12h, alors cela affichera toutes les prestations de ce clients 12h avant et 12h après la tentative de pointage.
Différence autorisée entre lieu de pointage et de prestation (km) : déterminez le périmètre autour du lieu de la prestation dans lequel le pointage est souhaité. Tous pointages en-dehors de ce rayon vous seront signalés.
Empêcher la génération de la facture pour un événement non pointé :
La facture ne sera générée que si tous les pointages demandés à l'intervenant ont été réalisés
Empêcher l'envoi du mail "prestation réalisée" pour un événement non pointé : si le module Qualité est actif, cela bloque également l'envoi de demande d'avis client.
Empêcher le pointage des interventions avant leur début planifié
Génération de la facture si les pointages sont réalisées : Lorsque cette case est cochée, la facture ne sera générée que si les pointages de début et de fin ont été réalisées ou plus précisément, les pointages spécifiés dans la section Types de pointage. Le fait qu'il y ait des retards ou des écarts ne bloquent pas la génération des facture
Afficher les statuts des pointages sur les planning : Un indicateur de couleur vous indiquera si les prestations ont été totalement pointées (vert), partiellement pointées (orange) ou non pointées (rouge). Cet indicateur de couleur est présent sur tous les plannings.
Autoriser les remplacements (affichera toutes les prestations du client lors du pointage) : permet à un intervenant de pointer la prestation d'un autre intervenant.
Position obligatoire : si vous cochez cette option, si l'intervenant ne peut pas être géolocalisé, le pointage sera considéré comme une erreur.
Validation manuelle : si vous cochez cette option, le télépointage des intervenants nécessite la validation de la part d'un opérateur.
Mode de pointage : 3 modes de pointages sont disponibles :
- Manuel : l'intervenant se connecte manuellement à une page web en saisissant un URL de télépointage.
- NFC : l'intervenant utilise un téléphone mobile doté de la technologie NFC pour télépointer.
- QRcode : l'intervenant flash (prend en photo) un QRcode afin d'être redirigé vers une page web depuis laquelle il télépointe son activité.
Types de pointage : 3 types de pointages sont disponibles :
- Arrivée : l'intervenant télépointe lorsqu'il arrive sur le lieu de l'intervention. Cela marque le début de l'intervention.
- Intermédiaire : l'intervenant télépointe durant son intervention (il doit avoir préalablement pointé son arrivée).
- Départ : l'intervenant télépointe lorsqu'il quitte le lieu de l'interventin. Cela marque la fin de l'intervention.
QRcodes de pointage
Les QRcodes de pointage sont disponibles depuis la fiche client depuis l'onglet Informations
Vous pouvez télécharger et imprimer le QR-Code
Imprimer le QRcode puis remettez le à votre client. L'intervenant pourra télépointer soit :
en se connectant au lien de pointage manuel,
en flashant le QRcode de pointage avec son téléphone portable :
Le QR-Code de pointage est également disponible depuis le portail client web et mobile.
Pointer les interventions
Pointage manuel
Depuis son planning, l'intervenant peut pointer manuellement l'intervention en cliquant sur Pointer sur le récapitulatif de l'intervention. Ce récapitulatif est disponible depuis le Tableau de bord ou la rubrique Mes interventions :
Pour pointer le début de l'intervention, cliquer sur Arrivée :
Les intervenants peuvent ajouter des documents / photos lors du pointage de début et de fin.
Pour pointer la fin de l'intervention, cliquer à nouveau sur Pointer puis cette fois sur Départ. Depuis cette fenêtre, l'intervenant a également accès au détail du pointage d'arrivée :
Lors du pointage de début ou de fin, l'intervenant peut, s'il le souhaite, ajouter des informations concernant l'intervention dans les champs Commentaires. Ces commentaires seront alors visibles dans les informations détaillées des pointages.
Un badge est présent dans la liste des pointages pour signaler la présence d'une ou plusieurs pièces jointes
Les pièces jointes sont conservées pour une durée de 1 an. Jusqu'à 10 photos peuvent être associées par pointage.
Suivi et modification des pointages
Suivre les pointages
Vous pouvez suivre les pointages réalisées chez vos clients ainsi que les pointages réalisées par vos intervenants depuis 3 écrans.
1 - Depuis la fiche d'un client, cliquez sur Pointages pour afficher la liste des pointages réalisées chez ce client :
2 - Depuis la fiche d'un intervenant, cliquez sur Voir les pointages pour afficher la liste des pointages réalisées par cet intervenant :
3 - Depuis l'écran des pointages :
Cliquez sur l'oeil pour obtenir les détails du pointage :
Lorsque le pointage a été fait manuellement et qu'il n'a pas été fait au moment de la prestation, une icône indiquera que le pointage a été antidaté
En cliquant sur le pointage, vous obtiendrai l'heure de pointage réel. Cette information n'est jamais visible du client.
Si l'option de suivi des pointages depuis le planning est activé. Vous verrez le statuts des pointages sur les plannings (rouge = non pointé)
Modifier un pointage
Pour modifier un pointage, ouvrez son détail puis sélectionnez Editer le pointage :
Les informations pouvant être modifiées sont :
Le Type de pointage : Arrivée ou Départ
La date
L'heure
Les commentaires
Cliquez sur Pointer pour valider vos modifications.
Export des pointages
Vous pouvez effectuer un export des pointages sur une période donnée. Cette export vous permettra égament d'avoir l'heure de pointage réel.
