Préalable
Grace au CESU+ (API Tierce Déclaration Cesu), vous pourrez, pour le compte d'un particulier employeur et en qualité de tiers-déclarant :
accéder au service d'inscription à l’Urssaf service Cesu,
activer le service Cesu+ pour un particulier employeur et son salarié,
activer le service d'avance immédiate de crédit d'impôt pour le particulier employeur,
Signer le contrat,
obtenir les montants des cotisations et des contributions sociales pour une activité relevant du Cesu,
déclarer le salaire versé à un salarié par le particulier employeur auprès des organismes de recouvrement concernés,
procéder à la retenue à la source prévue à l'article 204A du code général des impôts.
l'API Tierce Déclaration Cesu permet aussi de réaliser des déclarations Cesu+ et de procéder au versement du salaire déclaré au salarié. Le service d'avance immédiate de crédit d'impôt est activé automatiquement, cette avance immédiate est déduite du montant à régler par le particulier employeur.
Attention : L'API tiers déclaration CESU+ n'est pas compatible avec les bénéficiaires de l'APA/PCH. Toutefois il reste possible d'inscrire le particulier employeur et son salarié et de faire une déclaration socle (seules les charges sont géré par les URSSAF, vous facturez vos frais de gestion ainsi que le salaire net).
Afin d'avoir accès à ce service depuis votre logiciel Platformeasy (édité par la société Ogustine habilitation numéro 94368), vous devez au préalable faire une demande afin d'obtenir vos codes d'accès à l'API Tierce Déclaration Cesu. Pour cela, cliquez sur le lien suivant : https://portailapi.urssaf.fr/fr/catalogue-api/prd/td-cesu/souscription-api
Configuration
Configuration et activation du module
Une fois vos codes de production reçus, vous devez activer le module "Intervenants mandataires" et "l'intégration CESU+" si vous avez adhéré à ce système. Renseignez ensuite vos codes d'accès.
Info : Le mode mandataire peut être utilisé sans le CESU+ - Mode mandataire (sans interface CESU+) | Aide en ligne Ogustine
La configuration du module permet également de configurer des valeurs par défaut pour les contrats (ex. période d'essai, traitement des jours fériés, etc). Selon l'usage, ces paramètres peuvent servir à automatiser l'émission de contrats. Ces valeurs par défaut peuvent être modifiées sur l'écran de configuration du contrat cesu+ depuis la fiche intervenant ou celle du client.
Configuration du service
Le mode mandataire doit être activé sur le service. Ce service sera exclusif au mandataire
Sur le service, seuls les frais de gestion mandataire sont définis, ce qui exclus les rémunérations des salariés à renseigner sur le contrat ou sur la fiche intervenant.
Par défaut, les règles de majoration (heure de nuit, jours fériés...) de la paie sont intégrées quand le mode mandataire est activé sur un service. Ces règles suivent la convention des particuliers employeurs.
Configuration de la fiche intervenant
Sur la fiche de l'intervenant (section "Informations principales"), sélectionner la situation de travail "salarié du client".
La section "Contrats mandataires CESU+" devient accessible depuis l'onglet "Information". Il faut y renseigner les coordonnées détaillées de l'intervenant afin que le retrouver (ou de l'enregistrer) dans l'annuaire URSSAF des salariés particuliers.
Après enregistrement (et tentative de rapprochement auprès de l'URSSAF), deux messages peuvent apparaître :
Formulaire administratif rempli : signifie que le salarié particulier n'est pas encore inscrit comme tel chez l'URSSAF. Son inscription sera effective après sa première déclaration de salaire. Il est donc possible d'établir des contrats pour le compte de cet intervenant.
Inscription du Salarié Particulier au CESU+ confirmée : son numéro CESU a été trouvé dans l'annuaire URSSAF.
Même une fois l'intervenant inscrit, il reste possible de modifier toutes les informations administratives, car celles-ci seront retransmises à chaque première déclaration pour un particulier employeur. Elles doivent donc être maintenues à jour. Elles ne peuvent toutefois pas être supprimées.
Dans la section "Services pris en charge" de la fiche intervenant, selectionner le services mandataire et selectionnez l'intitulé du poste associé a son niveau qualification. Cette information est nécessaire dans l'établissement du contrat.
Il est possible de renseigner le salaire brut horaire de référence (pour faciliter l'émission de contrats), mais cette information peut être saisie directement sur le contrat.
Inscription ou connexion au compte CESU du particulier
Se rendre sur la fiche du client, dans la section "Informations" > "Contrats mandataires CESU+".
Si le client a déjà un compte CESU, il peut être importé en saisissant le numéro CESU ainsi que le lieu et la date de naissance du client.
Dans le cas contraire, compléter le formulaire d'inscription. Il sera notamment demandé les coordonnées bancaires et l'accord pour que l'URSSAF établisse un mandat de prélèvement, servant à payer les salaires.
Une fois inscrit, vous aurez un coche verte (voir ci-dessous). Lors de la première inscription, votre client se voit attribué un code commançant par la lettre Z.
Création du contrat
Depuis la fiche client, dans la section Informations / Contrats mandataire
Cliquez sur le bouton "Nouveau contrat"
Complétez les différents champs relatif aux conditions du contrat. Vous pourrez les modifier tant que le contrat est en brouillon. Ces éléments (hors frais de gestion) seront repris dans le contrat à signer par le particulier employeur et son employé.
Dans l'encadré gris, indiquez le nombre d'heure mensuel et les exonérations éventuelles afin d'optenir une meilleure estimation des charges et du prix horaire TTC que le client devra payer, ainsi que le salaire net de l'intervenant.
Gestion des indémnités
Le cas échéant, choisissez le type d'indemnité dans la section "Rémunération complémentaire" puis complété le montant ainsi que la régle d'application de cette indémnité.
Une fois enregistré, votre brouillon de contrat est créé.
Ces informations vont permettre de compléter le contrat ainsi que l'attestation d'adhésion CESU+.
Voici un exemple de contrat avec ou sans CESU+ : Contrat - aperçu.pdf
En cliquant sur "Actions" vous pourrez télécharger le contrat, établi sur la base du modèle fourni par les URSSAF. Vous pourrez également modifier le brouillon du contrat
Validation du contrat
La validation du contrat repose sur 2 documents qu'il vous revient de faire signer manuellement ou électroniquement via Platformeasy. Ces 2 documents sont : le contrat et l'attestation d'adhésion CESU+.
Afin de faire signer électroniquement ces 2 documents, cliquez sur Action, puis respectivement sur "Valider le contrat"
Une case cochée par défaut, permet de soumettre à la signature électronique les 2 documents
Si vous avez fait signer le contrat de travaille manuellement ou si vous avez vos propres contrats, vous pouvez le télécharger en cliquant sur "Valider et téléverser le document PDF"
Une fois validé, l'état du contrat est mis à jour, après :
transmission à l'URSSAF du mandat de tierce déclaration (si réussite, déclaration CESU socle possible) ;
activation de l'avance immédiate pour salaire et charges ;
activation du CESU+ pour le couple employeur-employé (si réussite, déclaration CESU+ possible).
Chacune de ces étapes peut échouer. Dans ce cas, la raison sera présentée dans l'interface et il sera possible de réessayer.
À savoir : la première déclaration pour un couple employeur-employé nécessite une déclaration socle. Pour cette raison, l'activation du CESU+ est susceptible d'échouer.
En cliquant sur "Actions", vous pouvez modifier :
Vos frais de gestion
Les exonérations
La date de fin contrat, ce qui reviens à y mettre un terme.
Traitement des déclarations de salaire
Règles de génération
Les déclarations de salaires sont automatiquement générées en début de mois pour la période passée conformément à votre configuration (module Intervenants mandataires).
Une seule déclaration peut être produite par mois. Si vous retro-planifiez des interventions après validation du bulletin, elles seront incluses dans le bulletin du mois suivant.
Règle d'arrondi : l'URSSAF exige que le nombre total d'heures soit un nombre entier. Le logiciel arrondit au supérieur après 15 minutes excédentaires (ex. 33h 05 sera arrondi 33h, tandis que 33h15 sera arrondi à 34h). Il n'y a pas de mécanisme de report sur la déclaration suivante.
Gérer les déclarations
Les déclarations sont à retrouver dans le menu "Paie mandataire".
Une déclaration nouvellement générée est à l'état de brouillon. À ce stade, elle peut être modifiée. Le logiciel interroge l'URSSAF pour vous fournir une estimation précise des charges sociales avant la transmission (tenant compte de l'exonération du contrat et du volume d'heures du mois).
Gérer les jours fériés
Les jours fériés (définis dans le profil de l'entreprise) sont facturés avec majoration s'ils sont travaillés (+100% pour le 1er mai, +10% les autres jours fériés selon les règles de la CCPE).
Les jours fériés chômés donnent droit à un maintien de salaire si l'intervenant travaille ce jour la semaine précédente et suivante selon la règle des URSSAF.
Quand un jour férié est travaillé, une intervention doit être planifiée dans le planning.
Le logiciel applique les règles standards pour déterminer si un jour férié ouvre droit à un maintien de salaire. L'opérateur peut personnaliser ces jours en cliquant sur "Jours fériés chômés payés".
Télédéclaration
Une fois la déclaration validée, l'opérateur peut la transmettre à l'URSSAF les éléments du bulletin et des charges.
Vous pouvez choisir de transmettre une déclaration socle au besoin (dans ce cas, vous facturez au client vos frais de gestion ainsi que le salaire net de l'intervenant. Vous devrez vous charger de verser le salaire à l'intervenant).
Facturation
Votre facture ne contiendra que vos frais de gestion. Les salaires et charges seront prélevé par les URSSAF sur le compte bancaire du client lorsque vous êtes en CESU+.
Attention : Le premier salaire n'est pas versé par les URSSAF. La première facture inclura le salaire afin que vous puissiez le verser à l'aintervenant. La première déclararion passe obligatoirement par une déclaration socle. Pour la première déclaration CESU+, seuls les charges seront prélevé directement au client par les URSSAF.
Si vous choisissez de passez uniquement par la déclaration socle (pas d'avance immédiate par exemple...), toutes les factures incluerons le salaire de l'aintervenant.